Автор: Институт «Специалист»

Ведение и учет документации в лаборатории

# Испытательные лаборатории

25.11.2024 1055

Эффективное управление документами — важный элемент обеспечения надежности и точности результатов работы испытательной лаборатории и ее соответствия требованиям ГОСТ ISO/IEC 17025. Рассмотрим основные принципы этих действий, акцентируя внимание на процессном подходе, который позволяет оптимизировать использование ресурсов и повысить результативность работы.

Такие разные документы

Нормативная лабораторная документация включает несколько видов. Чтобы грамотно определить состав документов в каждой из категорий, чаще всего используется номенклатура дел. Она должна разрабатываться на основании перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов и организаций.

Полезная инструкция

Управление документами внутреннего происхождения подразумевает несколько этапов:

Этап	Суть
Планирование выпуска	Определение необходимости разработки новых документов или актуализации имеющихся. Это делается на основе анализа требований системы менеджмента, внутренних аудитов, новшеств в Политике в области качества и пр.
Разработка документов	Эта работа происходит на основании планов, графиков или распоряжений; обязательно прописываются область применения документа, ответственное за выполнение процедуры лицо, срок разработки и введения в действие.
Утверждение, регистрация	Все документы подлежат регистрации в Журнале учета документов и копий. Оригинал помечается надписью «Оригинал» (от руки или штампом). На копиях ставится штамп «Копия верна».
Ознакомление сотрудников	После публикации документа менеджер по качеству знакомит персонал с документами, касающимися СМК под роспись. При необходимости можно провести обучающие мероприятия по применению новых положений.
Внесение изменений	Инициатор сообщает менеджеру по качеству о причинах изменений. Пересмотр проводится один раз в год либо чаще - при выявлении недостатков в системе качества.
Проверка и актуализация	Проверка документов осуществляется минимум раз в год и может проходить в рамках внутренних аудитов. Особое внимание уделяется соответствию документации требованиям законодательства, однозначности определений, полноте описания процессов и др. Проверка подразумевает оценку сроков действия документов, актуальности их содержания, физического состояния. По итогам проверки документ может быть изменен, на его основе разработан новый и др.
Хранение документов	Рабочие копии хранятся у сотрудников, которые зарегистрированы в Листе учета копий. После истечения срока действия или отмены документа он изымается из обращения и помечается надписью «Отмена» с указанием даты и подписью ответственного. Все зарегистрированные копии отмененного документа передаются в архив, и данный факт отражается в Акте сдачи документов в архив.
Копирование и восстановление документов	Резервные копии документов СМК хранятся на электронных носителях с ограниченным доступом - на сервере лаборатории или на USB-флэш-носителях в сейфе. Данные результатов испытаний и внутрилабораторного контроля хранятся в электронном виде с ограниченным доступом или в базе данных, связанной с приборами. Эти данные сохраняются в течение года, затем архивируются с помощью специальных программ и хранятся в компьютерной базе. Бумажные носители с результатами испытаний хранятся в шкафах с ограниченным доступом.

Управление документами внешнего происхождения

Документация внешнего происхождения - это регламенты, стандарты, методические указания, законодательные акты. Актуальность действия стандарта можно проверить на сайте www.gost.ru.

Контрольным экземпляром документа может быть только оригинал, приобретенный официальным образом. Рабочий экземпляр нормативной документации — это копия контрольного экземпляра на бумажном носителе. Отмененные или замененные документы всех уровней с соответствующей отметкой необходимо изъять и передать в архив с последующим уничтожением.

Ценная подсказка

Управление технической и нормативной документацией в лаборатории — это сложный и многогранный процесс, требующий глубоких знаний и навыков. Правильная структура и заполнение документации не только способствует соблюдению стандартов качества, но и обеспечивает эффективную работу всего коллектива. Важно помнить, что успешное управление документами зависит от профессионализма каждого сотрудника, поэтому постоянное обучение и повышение квалификации являются необходимыми условиями для достижения высоких результатов.

Мы настоятельно рекомендуем вам пройти обучение в Институте ДПО «Специалист». Наши курсы повышения квалификации помогут вам и вашим сотрудникам углубить знания в области кадрового дела, архивирования и документооборота, что позволит не только улучшить профессиональные навыки, но и внести значительный вклад в оптимизацию функционирования организации в целом.

Развивайте свои компетенции и будьте на шаг впереди конкурентов!

Наши курсы